Noticias de  
  Transformación Digital  

Logo
back arrow

Consulta Pública sobre la Guía de Gestión Documental del Estado

Consulta Pública sobre la Guía de Gestión Documental del Estado
06 de Mayo de 2019

Queremos conocer la opinión de los ciudadanos para la elaboración de la primera Guía de Gestión Documental del Estado.

La primera Guía de Gestión Documental del Estado es un proyecto conjunto del Archivo Nacional, el programa de Modernización del Ministerio de Hacienda y la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES), que busca proponer un estándar y las condiciones mínimas que tiene que tener cualquier gestor documental de los servicios públicos.

Esta guía abarca temas para promover buenas prácticas, condiciones de almacenamiento, de seguridad y todos los procedimientos que permiten organizar los documentos de las instituciones de mejor manera y en formato digital. A su vez, propone ejercicios prácticos para que los servicios empiecen a crea el cuadro de clasificación de sus documentos, a identificar cuáles son los tipos de documentos que están manejando, que los organicen a nivel de series documentales y, luego, hagan una valoración de los documentos, pensando en que éstos tienen que ser transferidos al Archivo Nacional para que los preserve en un plazo determinado. Esto hace más eficiente la transferencia al Archivo Nacional y más eficaz el almacenamiento de documentos. 

Debido al escaso conocimiento que existe a nivel de gestión documental y particularmente en gestión documental digital, algunos organismos han recurrido a proveedores externos, lo que hace más difícil homologar las comunicaciones entre las instituciones. Por ello, la Guía de Gestión Documental del Estado apunta a establecer una línea base de buenas prácticas en esta materia, que debiera ser aplicada en todo servicio público.

En esta iniciativa, el rol de Gobierno Digital ha sido coordinar a las distintas instituciones que ya tienen procesos de gestión documental y levantar los requerimientos de aquéllas que están interesadas en empezar a realizar este proceso, escuchando sus necesidades y preocupaciones, y asesorándolas en su implementación. Para ello, previamente los especialistas de Gobierno Digital visitaron instituciones como la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF), el Instituto de Propiedad Industrial (INAPI) y la Superintendencia de Casinos, que ya cuentan con gestión documental totalmente digitalizada para recoger su experiencia.

“Uno de los grandes desafíos que tenemos como Estado y en la línea de CeroPapel, es justamente guiar a las instituciones para poder tener un proceso de gestión de documental que sea consistente con lo que se está haciendo en Transformación Digital. Y la Guía apunta para eso, a un alineamiento o una instrucción técnica desde el Archivo Nacional para hacer preservaciones, cuadros documentales y valoración”, señaló la Coordinadora de Transformación Digital de la Gobierno Digital, Hanna Back.

Este proyecto va de la mano con la política CeroPapel, que busca tener un manejo más eficiente del papel dentro de las instituciones, generar trazabilidad de los documentos, conocer quiénes han sido los creadores, quiénes los han modificado y quiénes han sido los firmantes.

La consulta pública sobre la Guía de Gestión Documental está abierta a toda la comunidad. La consultora de Políticas CeroPapel, Javiera Saldaña, destaca que “nos interesa conocer los comentarios sobre la dificultad en el proceso, porque si bien nosotros sabemos de sus complejidades, nos importan las opiniones de las instituciones, que las personas nos entreguen pistas sobre los niveles de dificultad de la Guía. Porque finalmente esto apunta a ordenar toda la documentación que una institución produce y esto es un desafío difícil”.

Entrega tu opinión en la Consulta Pública sobre la Guía de Gestión Documental del Estado, que estará abierta hasta el próximo 17 de mayo a las 23:59 horas.

Rojo Azul